Neste momento em que mais de 100 países procuram se preparar ou gerenciar os impactos de uma pandemia, muitas empresas desempenham ativamente suas responsabilidades diante de seus profissionais e da sociedade. Como protagonistas da economia e do ambiente de negócios, as organizações têm como responsabilidades básicas a boa condução dos negócios e o cuidado com seus funcionários. Face à atual pandemia global, a Deloitte acredita que, quanto maior a urgência, mais é necessário que regras sejam estabelecidas e seguidas para que os desafios sejam enfrentados com reflexão e resiliência.

O avanço contínuo do novo coronavírus levou a Organização Mundial da Saúde (OMS) a defini-lo como pandemia. Diante disso, neste momento, as empresas podem estar expostas a uma série de riscos estratégicos e operacionais, como atrasos ou interrupção do fornecimento de matérias-primas, mudanças nas demandas de clientes, aumento de custos, insuficiências logísticas que levam a atrasos em entregas, questões de saúde e segurança de funcionários, força de trabalho insuficiente e desafios referentes a importação e exportação de produtos.

Com base em nossas análises das principais práticas de empresas de todo o mundo em Planos de Continuidade de Negócios (BCP) e gerenciamento de grandes emergências de pneumonias infecciosas atípicas, Influenza H1N1, Febre Hemorrágica do Ebola e outras importantes doenças, recomendamos que as empresas coloquem em prática as 10 ações a seguir para lidar com as incertezas futuras:

1. Estabelecer equipes de tomada de decisões de emergência

• As empresas devem estabelecer imediatamente equipes de tomada de decisão para assuntos urgentes temporários, como uma “Equipe de Resposta a Emergências” ou um “Comitê de Gestão de Grandes Emergências” para definir os objetivos a serem alcançados e criar um plano de emergências, além de garantir que as decisões possam ser tomadas o mais rápido possível em diferentes situações;
• Quanto aos membros desse comitê, a empresa deve avaliar seus próprios profissionais e, se necessário, trazer novos para adequar seus negócios às características regionais.

2. Avaliar os riscos e esclarecer mecanismos de resposta a emergências, planos e divisão de trabalho

• Muitas empresas já possuem “planos de contingência de emergências” ou “planos de sustentabilidade de negócios”, geralmente implementando-os imediatamente em caso de grandes emergências;
• Se uma empresa não dispor de tais planos, ela deve fazer uma avaliação imediata e abrangente de todos os riscos, incluindo questões com funcionários, terceiros, governo, demais públicos externos e toda a sua cadeia logística. De acordo com a avaliação de riscos, a empresa deve responder a questões relacionadas ao espaço do escritório, planos de produção, compras, fornecimento e logística, segurança dos funcionários e capital financeiro, assim como cuidar de outros assuntos importantes relativos aos planos de emergência e divisão de trabalho.

3. Estabelecer um mecanismo positivo de comunicação de informações para funcionários, clientes e fornecedores, e criar documentos de comunicação padronizados

• É importante estabilizar cadeias logísticas de suprimentos e dar segurança a funcionários e parceiros externos, assim como fortalecer o gerenciamento de informações e serviços aos clientes para evitar uma visão negativa decorrente de negligência ou inconsistência;
• Ao mesmo tempo, o sistema de informações existente na empresa deve ser usado para coletar, transmitir e analisar informações da pandemia e emitir imediatamente avisos de riscos.

4. Manter o bem-estar físico e mental dos funcionários e analisar a natureza de diferentes negócios e trabalhos para assegurar a adequada retomada desses trabalhos

• De acordo com a mais recente pesquisa de recursos humanos da Deloitte sobre respostas a epidemias, 82% das empresas acreditam que “condições de trabalho flexíveis” são essenciais para os profissionais. Recomendamos que empresas estabeleçam imediatamente mecanismos de férias e trabalho flexíveis, com o suporte de tecnologias, com parâmetros de trabalho não presencial e à distância durante períodos específicos;
• Além disso, a empresa deve estabelecer um sistema de monitoramento de saúde dos funcionários e manter a confidencialidade das informações sobre a sua saúde;
• As empresas devem garantir a segurança de ambientes de trabalho, limpando e desinfetando com rigor locais de trabalho de acordo com as exigências de gestão das autoridades sanitárias e de saúde pública nacionais e regionais em períodos de grande propagação de doenças infecciosas;
• As empresas devem fortalecer a educação sobre segurança durante pandemias, estabelecer diretrizes de proteção pessoal para funcionários baseadas em fatos e aumentar a conscientização sobre segurança e prevenção de riscos.

5. Foco em planos de resposta a riscos da cadeia logística de suprimentos

• Grandes empresas geralmente providenciam com antecedência o uso de instalações de escritórios similares em outras regiões, que possuem a mesma capacidade de áreas afetadas, para que o trabalho na “área infectada” possa ser rapidamente retomado ou para que a produção não cesse devido à falta de capacidade ou de matérias-primas;
• Na gestão de estoques, organizações devem considerar o prolongamento do ciclo de uso das mercadorias, causado pelo bloqueio de consumo, o aumento de custos financeiros associados e a pressão no fluxo de caixa. Ao mesmo tempo, em setores com longos ciclos de produção, organizações devem se preparar antecipadamente para a retomada do consumo com a redução da pandemia, para prevenir riscos de estoques insuficientes.

6. Desenvolver soluções para riscos de conformidade e manutenção de relacionamento com clientes decorrentes da inabilidade de retomar a produção em curto prazo

• Após um surto, organizações devem cooperar com clientes para entender mudanças do mercado e administrar o impacto da retomada;
• Leis sobre o cumprimento de contratos civis e comerciais devem ser observadas, já que nem todos os não cumprimentos durante uma pandemia podem ser isentos de consequências legais;
• As empresas devem identificar e avaliar os contratos cujo cumprimento pode ser afetado e prontamente avisar a parte relacionada para mitigar possíveis perdas, assim como avaliar se é necessário firmar um novo contrato e manter evidências para uso em possíveis processos civis.

7. Prática de responsabilidade social e gerenciamento de partes interessadas e incorporação de estratégias de desenvolvimento sustentável às tomadas de decisão

• As empresas devem seguir o planejamento e os planos de ação unificados do governo local;
• A divulgação adequada de informações corporativas pode melhorar a imagem de uma empresa;
• A mais importante prática é a de conseguir implementar responsabilidade corporativa social nos setores ambiental, social, econômico e de estabilidade de funcionários, assim como coordenar relações com a comunidade e fornecedores. É necessário avaliar o possível impacto e a duração da pandemia, ajustar planos e, quanto aos acionistas ou conselho diretivo, comunicar medidas propostas e resultados de avaliações.

8. Criar um plano de gestão de dados dos profissionais, garantindo segurança e confidencialidade de informações

• As empresas devem estabelecer bons mecanismos de gestão de dados de profissionais, terceirizados, fornecedores, parceiros e outros profissionais com os quais mantêm contato;
• Também é necessário formular tempestivamente planos de resposta a emergências de segurança de informações para assegurar a estabilidade da operação. Oferecer suporte à distância e interno 24h por dia, 7 dias por semana, para garantir o monitoramento de computadores, servidores, redes, sistemas, aplicativos e outros recursos de informática e, assim, possibilitar que profissionais que trabalham à distância, e que os que trabalham internamente na empresa conduzam suas atividades;
• As empresas também devem proteger a confidencialidade de dados pessoais e dados preliminares de exames clínicos, especialmente aqueles que são pacientes (sejam clientes ou colaboradores), controlar estritamente o acesso, a transmissão e o uso desses dados. Para dados médicos e clínicos, devem ser estabelecidos controles de acesso e níveis de proteção.

9. As empresas precisam considerar ajustes em seus orçamentos e planos de implantação, planejamento de fluxo de caixa e mecanismos de notificação prévia para comércio internacional

• Aconselhamos que as empresas fiquem atentas ao seu fluxo de caixa, ajustem o seu cronograma de recebimentos e pagamentos para garantir recursos de acordo com o ritmo de fornecedores e planos de trabalho dos funcionários;
• Além disso, é necessário prestar muita atenção à situação de importações e exportações no comércio internacional, especialmente às mudanças repentinas ou desastres em locais de onde grande parte dos produtos se origina, o que afetará o comércio e poderá gerar grandes perdas também para a empresa. Para prevenir tais eventos, empresas devem estabelecer “plano de cenário” de emergência para fornecedores essenciais o mais rápido possível, o que pode incluir planos de hedge utilizando contratos futuros, comércio internacional e transporte, além de fornecedores alternativos.

10. Melhoria dos mecanismos de gestão de risco

• O relatório da Pesquisa de Gestão de Risco Empresarial da Deloitte mostra que 76% dos gestores de risco acreditam que suas empresas poderiam responder de maneira eficiente  se uma grande emergência acontecesse amanhã. Mas só 49% das empresas desenvolveram manuais relevantes e fizeram testes prévios baseados em cenários de emergência, sendo que somente 32% das empresas conduziram exercícios de simulações de emergência ou treinamentos;
• Entendemos que a maioria das empresas deve encarar eventos de risco inesperados a qualquer momento − não há dúvida de que eventos desse tipo irão acontecer, mas não há como prever sobre quando irão acontecer. As empresas devem estabelecer ou melhorar seus sistemas de gestão de risco para identificar os riscos-chave e desenvolver planos para mitigá-los. Fortalecer o sistema de gestão de riscos é tão importante quanto lidar com eventos negativos quando eles se concretizam.