08/04/2020

10 acciones para empresas que enfrentan una pandemia

 

En un momento en más de 100 países buscan preparar y gestionar los impactos de una pandemia, muchas empresas activamente llevar a cabo sus responsabilidades ante sus profesionales y la sociedad. Como protagonistas de la economía y el entorno empresarial, las organizaciones tienen las responsabilidades básicas de la buena gestión de los negocios y el cuidado de sus empleados. Dada la actual pandemia global, Deloitte cree que cuanto mayor sea la urgencia, es necesario más que las reglas se establecen y se siguen de manera que los retos se enfrentan con la reflexión y la capacidad de recuperación.

El avance continuo del nuevo coronavirus ha llevado a la Organización Mundial de la Salud (OMS) a definirlo como una pandemia. Por lo tanto, en este momento, las empresas pueden estar expuestos a una serie de riesgos estratégicos y operativos, tales como retrasos o interrupciones en el suministro de materias primas, cambios en las demandas de clientes, aumento de los costos, las deficiencias logísticas que provocan retrasos en las entregas, problemas de salud y seguridad de los empleados, mano de obra insuficiente y desafíos relacionados con la importación y exportación de productos.

Con base en nuestro análisis de las principales prácticas de las empresas de todo el mundo en los Planes de Continuidad de Negocios (BCP) y el manejo de emergencias importantes de neumonía infecciosa atípica, influenza H1N1, fiebre hemorrágica del Ébola y otras enfermedades importantes, recomendamos que las compañías pongan Poner en práctica las siguientes 10 acciones para hacer frente a las incertidumbres futuras:

1. Establecer equipos de toma de decisiones de emergencia
Las empresas deben establecer de inmediato equipos de toma de decisiones a los problemas urgentes de carácter temporal como un «Equipo de Respuesta de Emergencia» o «Comité de Protección Civil Mayor» para definir los objetivos a alcanzar y crear un plan para casos de emergencia, y asegurar que las decisiones se puedan tomar lo más rápido posible en diferentes situaciones;
En cuanto a los miembros de este comité, la empresa debe evaluar su propio profesional y, si es necesario, introducir nuevos negocios para adaptar sus características regionales.

2. Evaluar los riesgos y aclarar los mecanismos de respuesta a emergencias, los planes y la división del trabajo.
Muchas empresas ya tienen «planes de contingencia para emergencias» o «planes de negocios» sostenibilidad frecuencia de aplicación de forma inmediata en caso de emergencias importantes;
Si una empresa no tiene tales planes, debe llevar a cabo una evaluación inmediata e integral de todos los riesgos, incluidos los problemas con los empleados, terceros, el gobierno, otras partes interesadas externas y toda su cadena logística. Según la evaluación de riesgos, la empresa debe responder preguntas relacionadas con el espacio de oficina, los planes de producción, las compras, el suministro y la logística, la seguridad de los empleados y el capital financiero, así como también se ocupa de otros asuntos importantes relacionados con los planes de emergencia y división del trabajo.

3. Establecer un mecanismo de reporte positivo para empleados, clientes y proveedores, y crear documentos de comunicación estandarizados
Es importante estabilizar la logística de las cadenas de suministro y proporcionar seguridad a los empleados y los socios externos, así como el fortalecimiento de la gestión de información y servicio al cliente para evitar una perspectiva negativa debido a la negligencia o la discrepancia;
Al mismo tiempo, el sistema de información existente de la compañía debe usarse para recopilar, transmitir y analizar información sobre la pandemia y emitir inmediatamente advertencias de riesgo.

4. Mantener la física y el bienestar mental de los empleados y analizar la naturaleza de las diferentes empresas y trabajo para asegurar una recuperación adecuada de estas obras
De acuerdo con las últimas investigaciones de los recursos humanos en Deloitte en las respuestas a las epidemias, el 82% de las empresas cree que «los sistemas de trabajo flexible» son esenciales para los profesionales. Recomendamos que las empresas establezcan las vacaciones inmediatamente flexibles y acuerdos de trabajo, con el apoyo de la tecnología, con parámetros de trabajo no presencial y distancia durante períodos específicos;
Además, la empresa debe establecer un sistema de vigilancia de la salud de los empleados y mantener la confidencialidad de la información sobre su salud;

Las empresas deben garantizar la seguridad de los entornos de trabajo, limpieza y desinfección de los lugares de trabajo estrictamente de acuerdo con los requisitos de gestión de las autoridades sanitarias y de salud pública nacional y regional en períodos de gran propagación de enfermedades infecciosas;
Las empresas deben reforzar la educación en materia de seguridad durante las pandemias, establecer las directrices de protección personal para los empleados basadas en hechos y aumentar la conciencia de seguridad y prevención de riesgos.

5. Centrarse en los planes de respuesta al riesgo de la cadena de suministro.
Las grandes empresas generalmente proporcionan por adelantado el uso de instalaciones de oficina similares en otras regiones, que tienen la misma capacidad que las áreas afectadas, de modo que el trabajo en el «área infectada» se puede reanudar rápidamente o para que la producción no cese debido a la falta de capacidad o materias primas;
En la gestión de inventario, las organizaciones deberían considerar extender el ciclo de uso de bienes, causado por bloqueos de consumo, mayores costos financieros asociados y presión sobre el flujo de caja. Al mismo tiempo, en sectores con ciclos de producción largos, las organizaciones deben prepararse de antemano para la reanudación del consumo con la reducción de la pandemia, para evitar riesgos de existencias insuficientes.

6. Desarrollar soluciones para los riesgos de cumplimiento y mantener las relaciones con los clientes como resultado de la incapacidad de reanudar la producción a corto plazo.
Después de un brote, las organizaciones deben cooperar con los clientes para comprender los cambios del mercado y gestionar el impacto de la recuperación;
Se deben observar las leyes sobre el cumplimiento de los contratos civiles y comerciales, ya que no todo incumplimiento durante una pandemia puede estar exento de consecuencias legales;
Las empresas deben identificar y evaluar los contratos cuyo desempeño puede verse afectado y notificar de inmediato a la parte relacionada para mitigar las posibles pérdidas, así como evaluar si es necesario celebrar un nuevo contrato y mantener evidencia para su uso en posibles demandas civiles.

7. Responsabilidad social y prácticas de gestión de partes interesadas e incorporación de estrategias de desarrollo sostenible en la toma de decisiones.
Las empresas deben seguir la planificación unificada y los planes de acción del gobierno local;
La divulgación adecuada de la información corporativa puede mejorar la imagen de una empresa;
La práctica más importante es poder implementar la responsabilidad social corporativa en los sectores ambiental, social, económico y de estabilidad de los empleados, así como coordinar las relaciones con la comunidad y los proveedores. Es necesario evaluar el posible impacto y la duración de la pandemia, ajustar los planes y, para los accionistas o la junta directiva, comunicar las medidas propuestas y los resultados de la evaluación.

8. Crear un plan de gestión de datos para profesionales, garantizando la seguridad y la confidencialidad de la información.
Las empresas deben establecer buenos mecanismos de gestión de datos para profesionales, contratistas, proveedores, socios y otros profesionales con quienes mantienen contacto;
También es necesario formular planes de respuesta de seguridad de la información de emergencia de manera oportuna para garantizar la estabilidad de la operación. Ofrezca soporte remoto e interno las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para garantizar el monitoreo de computadoras, servidores, redes, sistemas, aplicaciones y otros recursos informáticos y, por lo tanto, capacitar a profesionales que trabajan de forma remota y a aquellos que trabajar internamente en la empresa para realizar sus actividades;
Las empresas también deben proteger la confidencialidad de los datos personales y los datos preliminares de los exámenes clínicos, especialmente aquellos que son pacientes (ya sean clientes o empleados), controlan estrictamente el acceso, la transmisión y el uso de esos datos. Para los datos médicos y clínicos, se deben establecer controles de acceso y niveles de protección.

9. Las empresas deben considerar ajustes en sus presupuestos y planes de despliegue, planificación de flujo de caja y mecanismos de notificación anticipada para el comercio internacional.
Aconsejamos a las empresas que presten atención a su flujo de caja, ajusten su cronograma de recibos y pagos para garantizar los recursos de acuerdo con el ritmo de los planes de trabajo de los proveedores y empleados;
Además, es necesario prestar mucha atención a la situación de las importaciones y exportaciones en el comercio internacional, especialmente a los cambios repentinos o los desastres en los lugares donde se originan la mayoría de los productos, lo que afectará el comercio y también puede generar grandes pérdidas para la empresa. Para evitar tales eventos, las compañías deben establecer un «plan de escenario» de emergencia para proveedores esenciales lo antes posible, que puede incluir planes de cobertura utilizando contratos de futuros, comercio internacional y transporte, así como proveedores alternativos.

10. Mejora de los mecanismos de gestión de riesgos.
El informe de la Encuesta de gestión de riesgos empresariales de Deloitte muestra que el 76% de los gestores de riesgos creen que sus empresas podrían responder de manera eficiente si ocurriera una emergencia importante mañana. Pero solo el 49% de las compañías desarrollaron manuales relevantes y realizaron pruebas preliminares basadas en escenarios de emergencia, y solo el 32% de las compañías realizaron ejercicios de simulación de emergencia o capacitación;
Entendemos que la mayoría de las empresas deben enfrentar eventos de riesgo inesperados en cualquier momento; no hay duda de que tales eventos sucederán, pero no hay forma de predecir cuándo ocurrirán. Las empresas deben establecer o mejorar sus sistemas de gestión de riesgos para identificar riesgos clave y desarrollar planes para mitigarlos. Fortalecer el sistema de gestión de riesgos es tan importante como lidiar con eventos negativos cuando se materializan.

Autor: Deloitte FONTE: Deloitte